Добрый день!

Настроен общий почтовый ящик, который используется в бизнес-процессах для отправки служебных писем.

Однако он также доступен пользователю, под которым он настроен) для отправки писем вручную, чего хотелось бы избежать.

1 комментарий

Добрый день, Владимир.

Спасибо за интересную идею. Действительно, иногда возникает такая потребность (например, для ящиков вида noreply@...) и стандартными средствами такого не настроить.

Показать все комментарии

Здравствуйте!

Ситуация следующая - Для пользователя настроена синхронизация почты с почтовым сервером Exchange. На сервере Exchange пользователю разрешено отправку сообщений от имени Общего почтового ящика. Общий почтовый ящик Exchange содержит список пользователей, которые имеют право отправлять письма от его имени.

Как в BPM можно отправить письмо от имени Общего почтового ящика настроенного в Exchange?

 

Нравится

7 комментариев

Николай, о настройке общего ящика в bpm'online написано здесь.

Зверев Александр,

Спасибо за ссылку, видел ее. Но вопрос не про общие ящики BPM'Online, а про общие ящики Exchange. Но я так понимаю, что BPM не умеет работать с общими почтовыми ящиками Exchange.

Система bpm'online умеет работать с общими ящиками независимо от почтового провайдера. Настройки одинаковы для протоколов Exchange и IMAP/SMTP.

Я говорил про Общие почтовые ящики с точки зрения Exchange, не bpm'online. Если бы система bpm'online умела работать с общими ящиками Exchange, то в ней не нужно было бы давать права на отправку писем от имени общего почтового ящика, потому как эти права предоставляются в настройках сервера Exchange. 

Равно и аналогично, поскольку  bpm'online умеет работать с общими ящиками самостоятельно, использование сторонних механизмов, делающих то же самое, не требуется.

Nikolay Voloshko,

вам удалось решить вопрос? у меня такой же

Общие ящики на уровне Exchange добавят в 7.16.1.

Показать все комментарии

Добрый день! 

Подскажите, пожалуйста, как формируется набор прав доступа для входящих писем, пришедших на общий почтовый ящик?

Рассмотрели возможные варианты:
1. Default rights на Activity

2. Allow shared access в настройках почтового ящика

3. Access rights в настройках почтового ящика

Но всё равно в письме появляется не только владелец почтового ящика (что, наверное, логично), но и All employees, от которых надо избавиться

И второй вопрос - почему на исходящие письма с общего почтового ящика не действует такое же распределение прав? Там только автор права получает

Нравится

2 комментария

Владимир, нужно искать в скриптах то место, где при синхронизации создаётся запись. Видимо, там выдаются и права. Смотрите в сторону LoadExchangeEmailsProcess, из него ExchangeUtility, ExchangeEmailSyncProvider, ExchangeEmailMessage. Возможно, это тут (в последней):

public Activity GetActivityInstance(SyncContext context, LocalItem localItem, EntitySchema schema,
	Exchange.EmailMessage message, string subject) {
	var instance = (Activity)schema.CreateEntity(context.UserConnection);
	SyncEntity instanceSync = GetActivityInstanceSync(context, message, subject, instance);
	if (instanceSync.Action != SyncAction.Create && !context.UserConnection.GetIsFeatureEnabled("MailboxRightsForEmail")) {
UpdateEmailRelations(context.UserConnection, instance);
	}
	localItem.AddOrReplace(schema.Name, instanceSync);
	return instance;
}

 

Краткое резюме - этих настроек оказалось достаточно. Просто, система не сразу реагировала на их изменение. И получая письма в течение нескольких минут после изменения, всё ещё действовали старые настройки.

Показать все комментарии

Вопрос

В настройках общего почтового ящика установлен признак "Использовать подпись при отправке" и добавлена подпись. При отправке письма по процессу подпись из настроек почтового ящика не подтягивается в письмо.

Ответ

Согластно базовой логике системы подпись из настроек почтового ящика будет добавляться только при открытии страницы письма, т. е. при ручной отправке. При автоматической отправке письма по процессу подпись не добавляется. 

Для решения этой проблемы рекомендуем добавить необходимую подпись в сам шаблон уведомления. Шаблон уведомления для редактирования можно выбрать в справочнике [Шаблоны email сообщений].

Нравится

Поделиться

0 комментариев
Показать все комментарии

Вопрос 

Часть менеджеров перестала видеть письма других менеджеров.

Ответ

Для настройки прав доступа на письма почтового ящика необходимо выполнить вход от имени пользователя, который является владельцем почтового ящика.
Перейти в настройки почтового ящика:

И предоставить права доступа на почту и письма:

Нравится

Поделиться

0 комментариев
Показать все комментарии

В настоящий момент при регистрации (или исправлении) почтового ящика этот адрес автоматически записывается в карточку контакта как средство коммуникции.

Предлагаю не делать это для общих почтовых ящиков, так как в итоге общие письма привязываются к контакту, и необходимо помнить это и удалять автоматически созданные средства коммуникации

9 комментариев

Добрый день, Владимир!

Ваше пожелание будет зарегистрировано и передано в отдела разработки для анализа и оценки необходимости внедрения данного функционала в новых версиях. 

Благодарю за выбор наших CRM- продуктов.

Мне казалось, что это реализовано при добавлении почтового ящика.
Но не работает при изменении настроек почтового ящика. И снова у администратора появляются все общие письма...

В справке никаких уточнений для создания или изменения не вижу:

Все входящие и исходящие письма общего почтового ящика, в коммуникационной панели, хронологии и истории будут видеть только пользователь, который зарегистрировал в bpm’online данный почтовый ящик, и те, кому он дал доступ к работе с письмами.

Зверев Александр пишет:

В справке никаких уточнений для создания или изменения не вижу:

Все входящие и исходящие письма общего почтового ящика, в коммуникационной панели, хронологии и истории будут видеть только пользователь, который зарегистрировал в bpm’online данный почтовый ящик, и те, кому он дал доступ к работе с письмами.

Вопрос всего лишь в том, что общий почтовый ящик добавляется в карточку контакта как его личный почтовый ящик. Одна из побочных проблем - ответы от службы поддержки в системе выглядят как ответы от этого контакта

Судя по верхнему комментарию, идею зарегистрировали. Когда будут изменения, в этой теме появится разработчик и напишет.

Как раз эта функциональность появилась несколько версий назад, но срабатывает не во всех случаях (например, когда нажимаю Change Email settings). Потому и дополняю данную идею

Эта логика появилась примерно в 7.12. Не срабатывает, в смысле выбираете один ответ и отрабатывает по другому или не всегда спрашивает?

Зверев Александр, никогда не спрашивает после действий на Change email settings, а тихо добавляет е-мейл

Нужно смотреть в схеме SyncSettings, конкретно функцию addEmailToContactCommunications, которая вызывается из checkContactEmail, а та — из createOrDeleteSyncJob. Если последняя отрабатывает, а первая — нет, нужно смотреть, как, по какому пути выполняются эти функции.

Показать все комментарии

Добрый день, добавили новых пользователей, необходимо, что у них в коммуникационной панели отображались письма с общего почтового ящика.

От владельца ящика установили все права доступа, а также признак “Использовать как общий ящик”, также дали доступ всем сотрудникам к операции “Настройка синхронизации с общими почтовыми ящиками”.

У новых пользователях этот ящик отобразился в списке почтовых ящиков, однако синхронизация не происходит, появляется ошибка: ”Для принятия почты необходимо настроить синхронизацию с почтовым ящиком”,если просто отправить письмо -то оно отправляется, и в исходящих появляется, настройки для синхронизации выставлены:
!
,подскажите, пожалуйста в чем может быть проблема? :sad:

Нравится

9 комментариев

Здравствйуте, Мария!

Согласно базовой логики системы, общий почтовый ящик может синхронизировать только тот пользователь под которым он добавлен.

Вы можете установить период автоматической синхроназции данного ящика в системной настройке "Период синхроназции почтового ящика".

Спасибо за ответ :smile:
автоматический "Период синхронизации" выставили у всех пользователей равный 1 дню, но письма новым пользователям все равно не загрузились, в чем может быть причина?

Здравствуйте, Мария!

В текущей реализации приложения письма с общего почтового ящика видит только тот пользователь, под которым добавлен этот почтовый ящик.

Эту проблему можно решить с помощью бизнес процесса.

Пример реализации:

1) Стартовый сигнал – создание активности с типом «Email» и поле «Кому» содержит общий адрес службы поддержки;
2) Добавление Пользователя на деталь «Участник активности», заполнить поля:
- «Активность» = Id созданной активности;
- «Участник» = контакт необходимого пользователя;
- «Роль» = получатель;
3) В средствах связи Контакта пользователя должен быть добавлен ящик тех. поддержки.

Здравствуйте! Ранее пример бизнес процесса выше корректно работал, но недавно перестали добавляться активности на панель остальных пользователям, подскажите, пожалуйста, было ли какие-то изменения в плане логики e-mail активностей в 7.10, или в чем может быть причина, что перестали добавляться активности?

Здравствуйте!

Начиная с версии 7.10.0 отображение писем в коммуникационной панели происходит не на основании записи в "Участники активности", а но основании записи в "Email message".

Для исправления ситуации необходимо изменить пункт 2 ранее предоставленной инструкции и добавлять того же контакта в объект "Email message" с ролью «Получатель».

Спасибо, получилось отображать в панели у других пользователей :smile:, но все письма из основного контакта (и входящие и исходящие) попадают к остальным контактам во входящие, можно ли их как-то сортировать?

Добрый день, Мария!

Согласно моей рекомендации другие пользователи должны были видеть только входящие письма у себя на вкладке "Входящие".

Рекомендую проверить фильтр в стартовом сигнале, обязательно должно присутствовать условие "Кому" содержит "email@yourdomain.com".

Если Вам нужно чтобы другие пользователи видели и исходящие письма, то необходимо реализовать еще один такой же процесс, но с 2-мя отличиями:

1. В стартовом сигнале вместо фильтра по "Кому" необходимо указать фильтр "От кого" содержит "email@yourdomain.com".
2. Добавление пользователя в объект "Email message" с ролью «Отправитель».

После всех этих манипуляций исходящие, как и входящие письма будут отображаться в коммуникационной панели указанных пользователей.

Здравствуйте, коллеги!

Начиная с версии 7.11.2 необходимо внести изменения в данный процесс: при добавлении записи в "Email message" необходимо также заполнять поле "MailboxSyncSettings" = почтовому ящику, который синхронизируется.

Пример реализации:

Вообще если письма должны "обрабатываться" (а судя по тому, что вы хотите дать доступ к почте нескольким сотрудникам, это именно обработка), то это лучше решить регистрацией ящика в списке для регистрации обращений и настройкой очереди обращений. В коробке общие почтовые ящики используются только на отправку. Даже если права настроить правильно, то потом могут быть нюансы.

Показать все комментарии

Добрый день!
В itil transitions в инструкции написано:

Для начала работы по процессу необходимо выполнить предварительные настройки.
Прежде всего:
• Укажите почтовый ящик, который будет использоваться в бизнес-процессе для
автоматической отправки почтовых сообщений ( его необходимо указать в соответствующей системной настройке e-mail службы поддержки)
Во вторую очередь:
• Настройте общий почтовый ящик службы поддержки, который будет использоваться для
обмена сообщениями между службой поддержки и клиентами.
• Настройте права доступа пользователей системы к общему почтовому ящику

Вопрос:
В чем разница между этими двумя ящиками?
E-mail службы поддержки служит для отправки автоматических сообщений(отправка пользователю сообщений при взятии инцидента в работу, при разрешении и т.п.)

Зачем нужен еще один ящик "общий почтовый ящик службы поддержки"? Где именно в процессе он сейчас используется? Можно ли использовать для этих целей один и тот же ящик?

Нравится

7 комментариев

Добрый день, Дарья!

Речь идет об одном и том же почтовом ящике. Функция общего ящика настраивается в [Доступе к операциям] - [Доступ к подключению общего почтового ящика].
Здесь необходимо добавить Пользователя или роль которым будет доступна возможность отправки писем с общего ящика поддержки:
[IMG]http://s018.radikal.ru/i524/1507/ee/d3227987b75e.jpg[/IMG]
После, необходимо в профиле активировать возможность использования общего ящика:
[IMG]http://s018.radikal.ru/i502/1507/eb/06e8171f1bf1.jpg[/IMG]

А обшие ящики только в ITIL? Или уже появились во всех продуктах?

Владимир, посмотрите, есть ли в вашем продукте системная операция [Доступ к подключению общего почтового ящика]. Если есть, то возможность такого ящика скорее всего есть..

Сергей, то есть этот же общий почтовый ящик нужно указывать в системной настройке "e-mail службы поддержки"?

"Владимир Соколов" написал:А обшие ящики только в ITIL? Или уже появились во всех продуктах?

Владимир, есть в линейке продуктов service и sales.

"Татаровская Дарья" написал:

Сергей, то есть этот же общий почтовый ящик нужно указывать в системной настройке "e-mail службы поддержки"?


Дарья, да.

Спасибо

Показать все комментарии